Microsoft Excel es una aplicación distribuida por Microsoft Office para hojas de cálculo. Este programa es desarrollado y distribuido por Microsoft y es utilizado normalmente en tareas financieras y contables.
HISTORIA
Microsoft comercializó originalmente un programa para hojas de cálculo llamado Multiplan en 1982, que fue muy popular en los sistemas CP/M, pero en los sistemas MS-DOS perdió popularidad frente al Lotus 1-2-3. Microsoft publicó la primera versión de Excel para Mac en 1985, y la primera versión de Windows (numeradas 2-05 en línea con el Mac y con un paquete de tiempo de ejecución de entorno de Windows) en noviembre de 1987. Lotus fue lenta al llevar 1-2-3 para Windows y esto ayudó a Microsoft a alcanzar la posición de los principales desarrolladores de software para hoja de cálculo de PC, superando al también muy popular Quattro Pro de Borland. Este logro solidificó a Microsoft como un competidor válido y mostró su futuro de desarrollo como desarrollador de software GUI. Microsoft impulsó su ventaja competitiva lanzando al mercado nuevas versiones de Excel, por lo general cada dos años. La versión actual para la plataforma Windows es Microsoft Excel 2013. La versión actual para Mac OS X es Microsoft Excel 2011
La lista de versiones de Microsoft Excel que han sido lanzadas al mercado para Microsoft Windows son:
- Año - Versión
- 1985 - 01 (Solo para MAC)
- 1987 - 02 (Microsoft Excel 2.0)
- 1990 - 03 (Microsoft Excel 3.0)
- 1992 - 04 (Microsoft Excel 4.0)
- 1993 - 05 (Microsoft Excel For NT)
- 1995 - 06 (Microsoft Excel 1995)
- 1997 - 07 (Microsoft Excel 1997)
- 1999 - 08 (Microsoft Excel 2000)
- 2001 - 09 (Microsoft Excel XP)
- 2003 - 10 (Microsoft Excel 2003)
- 2007 - 11 (Microsoft Excel 2007)
- 2009 - 12 (Microsoft Excel 2010)
- 2013 - 13 (Microsoft Excel 2013)
- 2013 - 14 (Microsoft Excel 365)
A principios de 1993, Excel se convirtió en el objetivo de una demanda por otra empresa que ya tenía a la venta un paquete de software llamado "Excel" en el sector financiero ya que era un producto muy competitivo en el Mercado. Como resultado de la controversia, Microsoft estaba obligada a hacer referencia al programa como "Microsoft Excel" en todos sus comunicados de prensa oficiales y documentos jurídicos. Sin embargo, con el tiempo esta práctica ha sido ignorada, y Microsoft aclaró definitivamente la cuestión cuando se adquirió la marca del otro programa.
Microsoft alentó el uso de las letras XL como abreviatura para el programa; el icono del programa en Windows todavía consiste en una estilizada combinación de las dos letras. Laextensión de archivo por defecto del formato Excel puede ser .xls en versiones anteriores o iguales a Excel 2003 (11.0), .xlsx para libros de Excel regulares en versiones posteriores o iguales a Excel 2007 (12.0), .xlsm para libros de Excel preparados para macros en versiones posteriores o iguales a Excel 2007 (12.0)2 o .xlsb para libros de Excel binarios en versiones posteriores o iguales a Excel 2007 (12.0).
Excel fue la primera hoja de cálculo que permite al usuario definir la apariencia (las fuentes, atributos de carácter y celdas). También introdujo recomputación inteligente de celdas, donde celdas dependientes de otra celda que han sido modificadas, se actualizan al instante (programas de hoja de cálculo anterior recalculaban la totalidad de los datos todo el tiempo o esperaban para un comando específico del usuario). Excel tiene una amplia capacidad gráfica, y permite a los usuarios realizar, entre otras muchas aplicaciones, listados usados en combinación de correspondencia.
Desde 1993, Excel ha incluido Visual Basic para Aplicaciones (VBA), un lenguaje de programación basado en Visual Basic, que añade la capacidad para automatizar tareas en Excel y para proporcionar funciones definidas por el usuario para su uso en las hojas de trabajo. VBA es una poderosa anexión a la aplicación que, en versiones posteriores, incluye un completo entorno de desarrollo integrado (IDE) conocido también como Editor de VBA. La grabación de macros puede producir código (VBA) para repetir las acciones del usuario, lo que permite la automatización de simples tareas. (VBA) permite la creación de formularios y controles en la hoja de trabajo para comunicarse con el usuario. Admite el uso del lenguaje (pero no la creación) de las DLL de ActiveX (COM); versiones posteriores añadieron soporte para los módulos de clase permitiendo el uso de técnicas de programación básicas orientadas a objetos.
La funcionalidad de la automatización proporcionada por (VBA) originó que Excel se convirtiera en un objetivo para virus en macros. Este fue un grave problema en el mundo corporativo hasta que los productos antivirus comenzaron a detectar estos virus. Microsoft tomó medidas tardíamente para mitigar este riesgo mediante la adición de la opción de deshabilitar la ejecución automática de las macros al abrir un archivo excel.
Quizá alguien se hay preguntado alguna vez por qué han elegido determinadas letras para las extensiones de los archivos de Excel. Pues bien, en este post, vamos a explicarlo:
Excel maneja, entre otras, las siguientes principales extensiones:
Podemos desagregar las extensiones para para darle significado a cada una de las letras:
En cuanto a las últimas letras (X/M/B):
La X (Macros no disponibles) denota que el archivo no admite codigo VBA para automatizaciones, lo cual confiere un plus de seguridad para el usuario, al asegurarse de que no puede llevar dentro ningún virus malicioso.
La M (Macros disponibles) quiere decir que el archivo SI puede albergar código de macros.
La B (Binario) significa que el archivo tiene un sistema de alamcenaje de datos "nativo" de Excel (conocido también como BIFF (Binary Interchange File Format) y no XML. Hay que recordar que el formato XML es un formato que Microsoft creo para adaptarse a las exigencias impuestas de código abierto. Estas condiciones le obligaron a dar a luz el formato XML, el cual consume más recursos de lo que hubiese sido deseable. El resultado de todo esto es que los archivos binarios SÍ tienen un grado de optimización mayor en cuanto al rendimiento en apertura y guardado y en procesos de análisis XML. Cuando los archivos son de un tamaño superior a 1Mb o cuando tienen que ejecutar gran cantidad de código y/o muchos registros, los archivos binarios son sensiblemente más rápidos y además, sin pérdida de fidelidad en formatos, código, datos, etc.
Como trabajar en el entorno Excel
Lección 1-
El entorno de trabajo básico de Microsoft Excel es un archivo de libro de que puede contener una o más hojas de cálculo. Una hoja de cálculo es similar a un libro de contabilidad, con números, texto y resultados de cálculos alineados en columnas y filas. Pero a diferencia de un libro de contabilidad, cuando introduce los números en Microsoft Excel, el programa es el que ejecuta los cálculos en su lugar y de forma electrónica.
Con Microsoft Excel, es fácil la introducción de información dentro de una hoja de cálculo y el poder cambiar, suprimir o añadir datos a dicha información. No tiene que preocuparse si inicialmente sus datos no han quedado perfectamente introducidos o no lo han hecho de forma completa. Siempre podrá cambiarlos o terminar de introducirlos más tarde. Puede ordenar varias hojas dentro de un libro de trabajo (por ejemplo puede colocar en un libro todas las hojas que pertenezcan a un solo cliente o a un único proyecto) y a continuación póngales un nombre para poder localizar rápidamente la información que necesita.
En esta lección, aprenderá cómo tiene que trabajar con las hojas y con los libros de trabajo; aprenderá también a abrir, guardar y cerrar un libro y a introducir y editar datos de una hoja de cálculo. También aprenderá a trabajar de forma más eficaz si utiliza las prestaciones de AutoCompletar y AutoCorrección que le ayudarán a realizar parte de su trabajo y a introducir fórmulas sencillas.
Comenzar a utilizar Excel , para ello, vamos al Menú Inicio – Programas – Microsoft Excel. En la siguiente ilustración podemos ver los elementos que aparecen en pantalla.
La Barra de título
La Barra de Menús
La Barra de Herramientas,
La Barra de Fórmulas
Area de Trabajo
Hojas de libro,
Barra de Estado,
Tipos de datos
Existen dos tipos de valores para ingresar en las celdas:
* Valores constantes: Son datos que se ingresan directamente en una celda. Pueden ser texto, numéricos, fechas, horas, signos, etc. Para cambiar el valor constante se lo modifica manualmente.
* Fórmulas: son referencias de celdas, nombres de celdas o rangos, funciones u operadores que dan como resultado un valor a partir de otros valores existentes.
Excel permite ingresar diferente tipos de datos:
- Texto
- Números
- Fechas
- Horas
- Valores Lógicos (Verdadero y Falso)
- Fórmulas y funciones
- Valores de error
- Mandatos u Órdenes.
Operaciones básicas en Excel
A continuación se detallan las operaciones básicas de Excel que son necesarias para su manejo hábil y fluido y que, seguramente muchos de vosotros ya utilizáis de forma intuitiva.
Además, siempre hay modos más rápidos de realización de estos movimientos, por lo que también os indicaré los comandos de dichos movimientos, es decir, el conjunto de teclas que están codificadas para que hagan dichas operaciones, por lo que no necesitarás un ratón para realizarlas.
Las operaciones básicas para el manejo de cualquier Excel u otra hoja de cálculo son
- Copiar y pegar
- Deshacer / rehacer
- Insertar y eliminar filas y columnas
- Buscar / reemplazar
- Creación de series
FORMULAS DE EXCEL
Funciones Una fórmula
de Excel es un
código especial que introducimos en una celda. Ese código realiza algunos
cálculos y regresa un resultado que es desplegado en la celda
Al
pulsar la tecla Entrar obtendremos el resultado calculado por Excel y el cual
será mostrado en la celda A1:
Nunca debemos olvidar introducir el símbolo igual al inicio de una fórmula de lo contrario Excel tratará el texto introducido como si fuera cualquier otro texto. Observa lo que sucede en la celda B1 al no especificar el signo igual al inicio del texto:
Una celda contiene el símbolo igual y esa celda muestra el resultado de la operación, mientras que la otra celda solamente muestra el texto de la ecuación pero no realiza ningún cálculo.
Combinar celdas: Al
activar esta opción, las celdas seleccionadas se unirán en una sola.
TEMAS DE EXPOSICIÓN
FORMULAS DE EXCEL
Nunca debemos olvidar introducir el símbolo igual al inicio de una fórmula de lo contrario Excel tratará el texto introducido como si fuera cualquier otro texto. Observa lo que sucede en la celda B1 al no especificar el signo igual al inicio del texto:
Una celda contiene el símbolo igual y esa celda muestra el resultado de la operación, mientras que la otra celda solamente muestra el texto de la ecuación pero no realiza ningún cálculo.
Formulas básicas ç
Todas las fórmulas de Excel consisten de cualquier de los
siguientes elementos:
- Constantes
o texto. Un
ejemplo de una constante es el valor 7. Un texto también puede ser
utilizado dentro de una fórmula pero siempre deberá estar encerrado por
dobles comillas como “Marzo”.
- Referencias
de celda. En
lugar de utilizar constantes dentro de nuestras fórmulas, podemos utilizar
referencias de celdas que apuntarán a la celda que contiene el valor que
queremos incluir en nuestra fórmula
- Operadores.
Los operadores utilizados en Excel son los mismos operadores
matemáticos que conocemos como el símbolo + para la suma o el símbolo *
para la multiplicación.
- Funciones
de Excel.
Dentro de las fórmulas de Excel podemos utilizar funciones de Excel. Un
ejemplo de una función de Excel es la función SUMA la cual podemos incluir
como parte de una fórmula.
Estructura de una hoja de
calculo
Al abrir el programa verás la
siguiente ventana
Observa
la zona con aspecto de papel cuadriculado. Está ordenada en forma de filas y columnas,
formando múltiples cuadros, llamados celdas (que son las intersecciones de las
filas con las columnas).
En la parte superior figuran las barras de herramientas. No siempre figuran todas, porque se pueden ocultar o mostrar a voluntad.
En la figura puedes ver la barra de menú, que contiene los comandos Archivo, Editar, etc. que son la base de todos los itinerarios de órdenes más importantes.
Las dos barras que muestra esta pantalla (Estándar y Formato) son las más usadas. Las puedes ocultar o mostrar con el comando Ver.
La zona intermedia es la de Trabajo, cuya estructura explicaremos a continuación, y la inferior labarra de estado.
En la parte superior figuran las barras de herramientas. No siempre figuran todas, porque se pueden ocultar o mostrar a voluntad.
En la figura puedes ver la barra de menú, que contiene los comandos Archivo, Editar, etc. que son la base de todos los itinerarios de órdenes más importantes.
Las dos barras que muestra esta pantalla (Estándar y Formato) son las más usadas. Las puedes ocultar o mostrar con el comando Ver.
La zona intermedia es la de Trabajo, cuya estructura explicaremos a continuación, y la inferior labarra de estado.
Eliminación y inserción
Excel nos permite cambiar la apariencia de los
datos de una hoja de cálculo cambiando la fuente, el tamaño, estilo y color de
los datos de una celda
Fuente: Se elegirá de la lista una fuente
determinada, es decir, un tipo de letra.
Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de
escritura. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva.
Tamaño: Dependiendo del tipo de fuente
elegido, se elegirá un tamaño u otro.
Subrayado: Observa como la opción activa es
Ninguno, haciendo clic sobre la flecha de la derecha se abrirá una lista
desplegable donde tendrás que elegir un tipo de subrayado.
Color: Por defecto el color activo es
Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir un
color para la letra.
Efectos: Tenemos disponibles tres efectos
distintos: Tachado, Superíndice y Subíndice. Para activar o desactivar uno de
ellos, hacer clic
sobre la casilla de verificación que se
encuentra a la izquierda.
En la Banda de opciones disponemos de unos
botones que nos permiten modificar algunas de las opciones vistas
anteriormente y de forma más rápida, como:
En este recuadro aparece el tipo de fuente o
letra de la celda en la que nos encontramos situados.
Al igual que el botón de Fuente anterior,
aparece el tamaño de nuestra celda, para cambiarlo puedes
elegir otro desde la flecha de la derecha, o
bien escribirlo directamente en el recuadro.
Este botón lo utilizamos para poner o quitar
la Negrita.
Este botón funciona para poner o quitar la
Cursiva.
Este botón funciona para poner o quitar el
Subrayado simple.
Con este botón podemos elegir un color para la
fuente. Debajo de la letra A aparece una línea, en nuestro caso
roja, que nos indica que si hacemos clic sobre
el botón cambiaremos la letra a ese color. En caso de querer otro color,
hacer clic sobre la flecha de la derecha y
elegirlo.
Alineación del
texto Horizontal: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas
horizontalmente, es decir respecto de la anchura de las
celdas. Al hacer clic
sobre la flecha de la derecha podrás elegir entre una de las siguientes
opciones:
GENERAL: Por defecto,
alinea las celdas seleccionadas dependiendo del tipo de dato introducido, es
decir, los números a la
derecha y los textos
a la
zquierda. (Sangría):
CENTRAR:
DERECHA (Sangría):
LLENAR: Esta opción
no es realmente una alineación sino que repite el dato de la celda para
rellenar la anchura de la celda. Es decir,
si en una celda
tenemos escrito * y elegimos la opción Llenar, en la celda aparecerá
************ hasta completar la anchura de la celda.
JUSTIFICAR: CENTRAR
EN LA SELECCIÓN: Centra el contenido de una celda respecto a todas las celdas
en blanco seleccionadas
a la derecha, o de la
siguiente celda en la selección que contiene datos.
Alineación del texto
Vertical:
Alinea el contenido
de las celdas seleccionadas verticalmente, es decir, respecto de la altura de
las celdas. Esta opción
sólo tendrá sentido
si la altura de las filas se ha ampliado respecto al tamaño inicial. Al hacer
clic sobre la flecha de la
derecha podrás elegir
entre una de las siguientes opciones:
SUPERIOR: Alinea el
contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de éstas.
CENTRAR: Centra el
contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura de las celdas.
INFERIOR: Alinea el
contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de éstas.
JUSTIFICAR: Alinea el
contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte superior como por la
inferior.
Reducir hasta
ajustar: Si activamos esta opción, el tamaño de la fuente de la celda se
reducirá hasta que su
contenido pueda
mostrarse en la celda.
